Comment mesurer le retour sur investissement de la formation immersive en réalité virtuelle

Avant d’affirmer que la formation en réalité virtuelle est rentable, il faut répondre à une question en apparence simple : quel est le coût de la formation de chaque salarié ?

La réponse n’est pas toujours évidente. Dans de nombreuses organisations, les coûts de la formation traditionnelle sont répartis entre différents services et postes budgétaires. Les Ressources humaines en assument une partie, la Production prend en charge les temps d’arrêt des équipements, l’Administration gère les déplacements, les locaux et le matériel…

Comme aucun coût pris isolément ne semble particulièrement élevé, la dépense totale a tendance à être sous-estimée. C’est pourquoi, pour calculer correctement le retour sur investissement d’une solution de formation immersive, il ne suffit pas de comparer le prix du logiciel et des casques de réalité virtuelle au coût d’une session en présentiel. Il est nécessaire d’analyser le modèle dans son ensemble.

Pour établir cette base de référence, il faut identifier au moins cinq grands postes de coût de la formation traditionnelle.

La formation ne se limite pas au salaire du formateur pendant les sessions. Il faut également prendre en compte le temps consacré à la préparation des contenus, à l’organisation des travaux pratiques, à l’évaluation des participants et à la réponse aux questions.

Lorsque la formation est dispensée par du personnel technique expérimenté, il existe en outre un coût d’opportunité : pendant ces heures, le formateur n’exerce pas son activité productive habituelle.

Lorsque les salariés doivent se rendre dans un site central, chaque nouvelle session engendre des frais de transport, d’hébergement et de restauration.

Traditionnellement, certaines compétences ne peuvent être acquises qu’à l’aide de machines, de véhicules, d’outils ou de lignes de production réels. Dans ces cas-là, l’entreprise supporte non seulement le coût de la formation, mais aussi celui de la production qu’elle ne réalise pas pendant cette période.

Il faut également prendre en compte les salles dédiées, les locaux loués, les fournitures, l’entretien et la surface qui reste sous-utilisée entre deux sessions.

Dans certains cas, la formation nécessite en outre des installations spécialement aménagées, ce qui augmente encore davantage le coût.

La planification des horaires, la convocation des participants, la préparation du matériel, l’impression de la documentation, la gestion des réservations et l’enregistrement des résultats mobilisent également des ressources.

Même si ces tâches administratives peuvent sembler mineures, leur cumul tout au long de l’année représente une part importante du coût total.

Une fois ces éléments additionnés, il est possible de calculer le coût annuel de la formation et de le diviser par le nombre de participants. On obtient ainsi un premier indicateur essentiel : le coût réel par salarié formé.

La majeure partie de l’investissement nécessaire à la mise en place d’une solution de réalité virtuelle se concentre sur les phases initiales et est principalement consacrée au développement ou à l’acquisition de contenus, à l’achat de matériel, à la formation des utilisateurs et à l’intégration de la technologie dans les systèmes et processus de l’entreprise.

Une fois la solution mise en place, les coûts récurrents sont généralement faibles et se limitent principalement à la licence d’utilisation, aux mises à jour, à l’assistance et au renouvellement du matériel. Le coût par participant diminue donc à mesure que la solution est utilisée par un plus grand nombre de personnes et sur une plus longue durée.

Pour calculer cette économie cumulée, il convient de comparer le coût annuel du modèle traditionnel au coût total de la solution immersive.

La réalité virtuelle permet de réduire les déplacements, les frais de séjour, les heures de formation, la consommation de matériel et le temps d’utilisation des équipements réels.

Ces coûts ne disparaissent pas tous complètement, mais ils peuvent être considérablement réduits.

Chaque jour supplémentaire dont a besoin un nouveau collaborateur pour atteindre un niveau de productivité adéquat représente un coût pour l’entreprise.

La réalité virtuelle permet de répéter des procédures, de s’entraîner à des situations peu fréquentes et de recevoir des informations immédiates sur les erreurs. Cela peut accélérer le processus d’apprentissage et réduire le temps nécessaire pour travailler de manière autonome.

Dans les organisations qui embauchent en grand nombre, même une légère réduction du temps nécessaire pour atteindre la compétence peut générer un retour sur investissement considérable.

Dans certains secteurs, une erreur peut entraîner des dommages matériels, des interruptions, des travaux de reprise, des accidents ou des responsabilités juridiques.

La réalité virtuelle permet de reproduire des scénarios critiques qui seraient difficiles, coûteux ou dangereux à recréer en conditions réelles, ce qui améliore la qualité de la formation.

Les économies réalisées peuvent, dans ce cas, être estimées à partir du coût moyen des incidents, de leur fréquence historique et de la réduction observée après la formation. Dans certains contextes, le fait d’éviter un seul incident peut compenser une partie importante de l’investissement.

Alors que la formation traditionnelle engendre pratiquement les mêmes dépenses à chaque nouvelle session, un scénario immersif peut être utilisé avec différents groupes, sur différents sites et sur plusieurs années.

Cela permet de répartir l’investissement initial sur un nombre croissant de participants et de réduire progressivement le coût par personne formée.

Pour calculer le retour sur investissement de la formation, il ne suffit pas de savoir combien de personnes ont suivi un cours jusqu’au bout ou réussi un questionnaire. Ces indicateurs ne permettent pas de vérifier si le salarié applique correctement la procédure ni s’il conserve ses compétences au fil du temps.

La courbe de l’oubli associée aux études d’ t Hermann Ebbinghaus montre que l’information a tendance à se perdre lorsqu’elle n’est ni consolidée ni mise en pratique. L’apprentissage expérientiel vise précisément à réduire ce problème grâce à la participation active, à la pratique et à la répétition.

La réalité virtuelle facilite ainsi l’évaluation en enregistrant des indicateurs tels que le temps passé, les erreurs commises, les étapes omises ou l’évolution des performances après plusieurs sessions.

De cette manière, l’entreprise cesse de se demander si la formation a été efficace et commence à observer des preuves concrètes de performance.

En définitive, lorsque les coûts actuels sont correctement calculés, que l’évolution des compétences est mesurée et que les résultats sont mis en relation avec des indicateurs opérationnels, la formation immersive cesse d’être perçue comme une dépense difficile à justifier et devient un investissement évaluable, évolutif et étayé par des preuves.