Como medir o ROI da formação imersiva com Realidade Virtual

Antes de afirmar que a formação com realidade virtual é rentável, é preciso responder a uma pergunta aparentemente simples: qual é o custo de formar cada colaborador?

A resposta nem sempre é óbvia. Em muitas organizações, os custos da formação tradicional estão distribuídos por diferentes departamentos e rubricas orçamentais. Os Recursos Humanos assumem uma parte, a Produção suporta as paragens das máquinas, a Administração gere as deslocações, os espaços e os materiais…

Como nenhum custo isolado parece especialmente elevado, a despesa total tende a ser subestimada. Por isso, para calcular corretamente o retorno de uma solução de formação imersiva, não basta comparar o preço do software e dos óculos de realidade virtual com o custo de uma sessão presencial. É necessário analisar o modelo na sua totalidade.

Para estabelecer essa base de referência, devem ser identificados, pelo menos, cinco grandes componentes do custo da formação tradicional.

A formação não implica apenas o salário do formador durante as sessões. É também necessário contabilizar o tempo dedicado à preparação de conteúdos, à organização das atividades práticas, à avaliação dos participantes e à resolução de dúvidas.

Quando a formação é ministrada por pessoal técnico experiente, existe ainda um custo de oportunidade: durante essas horas, o formador não está a exercer a sua atividade produtiva habitual.

Quando os trabalhadores têm de se deslocar até uma instalação central, cada nova sessão gera despesas de transporte, alojamento e refeições.

Tradicionalmente, certas competências só podem ser praticadas utilizando maquinaria, veículos, ferramentas ou linhas de produção reais. Nestes casos, a empresa não só assume o custo da formação, como também o da produção que deixa de realizar durante esse período.

Devem também ser incluídas as salas dedicadas, os espaços alugados, os consumíveis, a manutenção e a área que permanece subutilizada entre as sessões de formação.

Em alguns casos, além disso, a formação requer instalações especialmente preparadas, o que aumenta ainda mais o custo.

Planear horários, convocar participantes, preparar materiais, imprimir documentação, gerir reservas e registar resultados também consome recursos.

Embora estas tarefas administrativas possam parecer menores, a sua acumulação ao longo do ano representa uma parte relevante do custo total.

Depois de somar estes elementos, é possível calcular o custo anual da formação e dividi-lo pelo número de participantes. Assim, obtém-se um primeiro indicador fundamental: o custo real por trabalhador formado.

A maior parte do investimento necessário para implementar uma solução de realidade virtual concentra-se nas fases iniciais e destina-se, principalmente, ao desenvolvimento ou aquisição de conteúdos, à compra de dispositivos, à formação dos utilizadores e à integração da tecnologia nos sistemas e processos da empresa.

Uma vez implementada, os custos recorrentes costumam ser reduzidos e limitam-se, principalmente, à licença de utilização, às atualizações, ao suporte e à renovação do hardware. Isto faz com que o custo por participante diminua à medida que a solução é utilizada por mais pessoas e durante mais tempo.

Para calcular esta poupança acumulada, deve comparar-se o custo anual do modelo tradicional com o custo total da solução imersiva.

A realidade virtual pode reduzir as deslocações, as despesas de estadia, as horas de formação, o consumo de materiais e o tempo de utilização de equipamentos reais.

Nem todos estes custos desaparecem completamente, mas podem diminuir significativamente.

Cada dia que um novo colaborador demora a atingir um nível adequado de produtividade representa um custo para a empresa.

A realidade virtual permite repetir procedimentos, praticar situações pouco frequentes e receber informação imediata sobre os erros. Isto pode acelerar o processo de aprendizagem e reduzir o tempo necessário para trabalhar de forma autónoma.

Em organizações com um elevado volume de contratações, mesmo uma pequena redução do tempo necessário para atingir a competência pode gerar um retorno considerável.

Em determinados setores, um erro pode provocar danos materiais, interrupções, retrabalhos, acidentes ou responsabilidades legais.

A realidade virtual facilita a repetição de cenários críticos que seriam difíceis, dispendiosos ou perigosos de recriar em condições reais, permitindo uma melhor formação.

A poupança, neste caso, pode ser estimada com base no custo médio dos incidentes, na sua frequência histórica e na redução observada após a formação. Em determinados contextos, evitar um único incidente pode compensar uma parte significativa do investimento.

Enquanto a formação tradicional volta a gerar praticamente as mesmas despesas a cada nova sessão, um cenário imersivo pode ser utilizado com diferentes grupos, em diferentes locais e ao longo de vários anos.

Isto permite distribuir o investimento inicial por um número crescente de participantes e reduzir progressivamente o custo por pessoa formada.

Para calcular o retorno da formação, não basta saber quantas pessoas concluíram um curso ou passaram num questionário. Estes indicadores não permitem verificar se o colaborador executa corretamente o procedimento nem se mantém a competência ao longo do tempo.

A curva do esquecimento associada aos estudos de Hermann Ebbinghaus mostra que a informação tende a perder-se quando não é reforçada nem aplicada. A aprendizagem experiencial procura, precisamente, reduzir esse problema através da participação ativa, da prática e da repetição.

A realidade virtual facilita, assim, a avaliação ao registar métricas como o tempo gasto, os erros cometidos, os passos omitidos ou a evolução do desempenho após várias sessões.

Desta forma, a empresa deixa de ter de estimar se a formação foi eficaz e começa a observar evidências concretas de desempenho.

Em suma, quando os custos atuais são calculados corretamente, a evolução das competências é medida e os resultados são relacionados com indicadores operacionais, a formação imersiva deixa de ser vista como uma despesa difícil de justificar e passa a ser um investimento avaliável, escalável e apoiado por evidências.