Cómo medir el ROI de la formación inmersiva con Realidad Virtual

Antes de afirmar que la formación con realidad virtual es rentable, hay que responder a una pregunta aparentemente sencilla: ¿qué coste tiene formar a cada trabajador?

La respuesta no siempre es evidente. En muchas organizaciones, los costes de la formación tradicional están repartidos entre diferentes departamentos y partidas presupuestarias. Recursos Humanos asume una parte, Producción soporta las paradas de los equipos, Administración gestiona los desplazamientos, los espacios y los materiales…

Como ningún coste aislado parece especialmente elevado, el gasto total tiende a infravalorarse. Por eso, para calcular correctamente el retorno de una solución de formación inmersiva, no basta con comparar el precio del software y de las gafas de realidad virtual con el coste de una sesión presencial. Es necesario analizar el modelo completo.

Para construir esa línea base, deben identificarse al menos cinco grandes componentes del coste de la formación tradicional.

La formación no solo implica el salario del instructor durante las sesiones. También hay que contabilizar el tiempo dedicado a preparar contenidos, organizar las prácticas, evaluar a los participantes y resolver dudas.

Cuando la formación es impartida por personal técnico experimentado, existe además un coste de oportunidad: durante esas horas, la persona formadora no está desarrollando su actividad productiva habitual.

Cuando los trabajadores deben desplazarse hasta una instalación central, cada nueva convocatoria genera gastos de transporte, alojamiento, y comidas.

Tradicionalmente, determinadas competencias solo pueden practicarse utilizando maquinaria, vehículos, herramientas o líneas de producción reales. En estos casos, la empresa no solo asume el coste de la formación, sino también el de la producción que deja de realizar durante ese periodo.

También deben incluirse las salas dedicadas, los espacios alquilados, los suministros, el mantenimiento y la superficie que permanece infrautilizada entre convocatorias.

En algunos casos, además, la formación requiere instalaciones especialmente preparadas, lo que incrementa todavía más el coste.

Planificar horarios, convocar participantes, preparar materiales, imprimir documentación, gestionar reservas y registrar resultados también consume recursos.

Aunque estas tareas administrativas pueden parecer menores, su acumulación a lo largo del año representa una parte relevante del coste total.

Una vez sumados estos conceptos, es posible calcular el coste anual de la formación y dividirlo entre el número de participantes. Así se obtiene un primer indicador fundamental: el coste real por trabajador formado.

La mayor parte de la inversión necesaria para implantar una solución de realidad virtual se concentra en las fases iniciales y se destina, principalmente, al desarrollo o adquisición de contenidos, la compra de dispositivos, la formación de los usuarios y la integración de la tecnología en los sistemas y procesos de la empresa.

Una vez puesta en marcha, los costes recurrentes suelen ser reducidos y se limitan, principalmente, a la licencia de uso, las actualizaciones el soporte y la renovación del hardware. Esto hace que el coste por participante disminuya a medida que la solución se utiliza con más personas y durante más tiempo.

Para calcular este ahorro acumulado, debe compararse el coste anual del modelo tradicional con el coste total de la solución inmersiva.

La realidad virtual puede reducir los desplazamientos, las dietas, las horas de instructor, el consumo de materiales y el tiempo de uso de equipos reales.

No todos estos costes desaparecen completamente, pero sí pueden disminuir de forma significativa.

Cada día que una nueva incorporación necesita para alcanzar un nivel de productividad adecuado tiene un coste para la empresa.

La realidad virtual permite repetir procedimientos, practicar situaciones poco frecuentes y recibir información inmediata sobre los errores. Esto puede acelerar el proceso de aprendizaje y reducir el tiempo necesario para trabajar con autonomía.

En organizaciones con un volumen elevado de contrataciones, incluso una pequeña reducción del tiempo necesario para alcanzar la competencia puede generar un retorno considerable.

En determinados sectores, un error puede provocar daños materiales, interrupciones, retrabajos, accidentes o responsabilidades legales.

La realidad virtual facilita la repetición de escenarios críticos que serían difíciles, costosos o peligrosos de recrear en condiciones reales, permitiendo formar mejor.

El ahorro, en este caso, puede estimarse a partir del coste medio de los incidentes, su frecuencia histórica y la reducción tras la formación. En determinados contextos, evitar un solo incidente puede compensar una parte importante de la inversión.

Mientras que la formación tradicional vuelve a generar prácticamente los mismos gastos con cada nueva convocatoria, un escenario inmersivo puede utilizarse con diferentes grupos, en diferentes sedes y a lo largo de diferentes años.

Esto permite distribuir la inversión inicial entre un número creciente de participantes y reducir progresivamente el coste por persona formada.

Para calcular el retorno de la formación no basta con conocer cuántas personas han completado un curso o superado un cuestionario. Estos indicadores no permiten comprobar si el trabajador ejecuta correctamente el procedimiento ni si mantiene la competencia con el paso del tiempo.

La curva del olvido asociada a los estudios de Hermann Ebbinghaus muestra que la información tiende a perderse cuando no se refuerza ni se aplica. El aprendizaje experiencial busca, precisamente, reducir ese problema mediante la participación activa, la práctica y la repetición.

La realidad virtual facilita así la evaluación al registrar métricas como el tiempo empleado, los errores cometidos, los pasos omitidos o la evolución del desempeño tras varias sesiones.

De esta manera, la empresa deja de estimar si la formación ha sido eficaz y empieza a observar evidencias concretas de desempeño.

En definitiva, cuando se calculan correctamente los costes actuales, se mide la evolución de las competencias y se relacionan los resultados con indicadores operativos, la formación inmersiva deja de percibirse como un gasto difícil de justificar y pasa a convertirse en una inversión evaluable, escalable y respaldada por evidencias.