Come misurare il ROI della formazione immersiva con la realtà virtuale

Prima di affermare che la formazione con la realtà virtuale sia redditizia, occorre rispondere a una domanda apparentemente semplice: qual è il costo della formazione di ciascun dipendente?

La risposta non è sempre ovvia. In molte organizzazioni, i costi della formazione tradizionale sono ripartiti tra diversi reparti e voci di bilancio. Le Risorse Umane ne assumono una parte, la Produzione sostiene i tempi di fermo delle attrezzature, l’Amministrazione gestisce gli spostamenti, gli spazi e i materiali…

Poiché nessun costo preso singolarmente sembra particolarmente elevato, la spesa totale tende ad essere sottovalutata. Pertanto, per calcolare correttamente il ritorno sull’investimento di una soluzione di formazione immersiva, non basta confrontare il prezzo del software e dei visori per la realtà virtuale con il costo di una sessione in presenza. È necessario analizzare il modello nel suo complesso.

Per definire questa linea di base, occorre identificare almeno cinque grandi componenti del costo della formazione tradizionale.

La formazione non comporta solo lo stipendio del formatore durante le sessioni. Occorre anche tenere conto del tempo dedicato alla preparazione dei contenuti, all’organizzazione delle esercitazioni pratiche, alla valutazione dei partecipanti e alla risoluzione dei dubbi.

Quando la formazione è impartita da personale tecnico esperto, si aggiunge anche un costo opportunità: durante quelle ore, il formatore non sta svolgendo la sua normale attività produttiva.

Quando i lavoratori devono recarsi presso una sede centrale, ogni nuova sessione comporta spese di trasporto, alloggio e vitto.

Tradizionalmente, determinate competenze possono essere acquisite solo utilizzando macchinari, veicoli, strumenti o linee di produzione reali. In questi casi, l’azienda non solo si fa carico del costo della formazione, ma anche di quello della produzione che non viene realizzata durante quel periodo.

Occorre includere anche le aule dedicate, gli spazi in affitto, le forniture, la manutenzione e la superficie che rimane sottoutilizzata tra un corso e l’altro.

In alcuni casi, inoltre, la formazione richiede strutture appositamente attrezzate, il che aumenta ulteriormente i costi.

Pianificare gli orari, convocare i partecipanti, preparare i materiali, stampare la documentazione, gestire le prenotazioni e registrare i risultati richiede anch’esso risorse.

Sebbene questi compiti amministrativi possano sembrare di secondaria importanza, il loro accumulo nel corso dell’anno rappresenta una parte significativa del costo totale.

Una volta sommate queste voci, è possibile calcolare il costo annuale della formazione e dividerlo per il numero di partecipanti. Si ottiene così un primo indicatore fondamentale: il costo effettivo per lavoratore formato.

La maggior parte dell’investimento necessario per implementare una soluzione di realtà virtuale si concentra nelle fasi iniziali ed è destinata, principalmente, allo sviluppo o all’acquisizione di contenuti, all’acquisto di dispositivi, alla formazione degli utenti e all’integrazione della tecnologia nei sistemi e nei processi aziendali.

Una volta avviata, i costi ricorrenti sono solitamente ridotti e si limitano, principalmente, alla licenza d’uso, agli aggiornamenti, all’assistenza e al rinnovo dell’hardware. Ciò fa sì che il costo per partecipante diminuisca man mano che la soluzione viene utilizzata da un numero maggiore di persone e per un periodo di tempo più lungo.

Per calcolare questo risparmio cumulativo, occorre confrontare il costo annuale del modello tradizionale con il costo totale della soluzione immersiva.

La realtà virtuale può ridurre gli spostamenti, le spese di viaggio, le ore di istruttore, il consumo di materiali e il tempo di utilizzo delle attrezzature reali.

Non tutti questi costi scompaiono completamente, ma possono comunque diminuire in modo significativo.

Ogni giorno che un nuovo assunto impiega per raggiungere un livello adeguato di produttività comporta un costo per l’azienda.

La realtà virtuale consente di ripetere le procedure, esercitarsi in situazioni poco frequenti e ricevere un feedback immediato sugli errori. Ciò può accelerare il processo di apprendimento e ridurre il tempo necessario per lavorare in autonomia.

Nelle organizzazioni con un elevato volume di assunzioni, anche una piccola riduzione del tempo necessario per raggiungere la competenza può generare un ritorno considerevole.

In determinati settori, un errore può causare danni materiali, interruzioni, lavori di rifinitura, incidenti o responsabilità legali.

La realtà virtuale consente di simulare scenari critici che sarebbero difficili, costosi o pericolosi da ricreare in condizioni reali, garantendo una formazione più efficace.

Il risparmio, in questo caso, può essere stimato sulla base del costo medio degli incidenti, della loro frequenza storica e della riduzione registrata dopo la formazione. In determinati contesti, evitare un solo incidente può compensare una parte significativa dell’investimento.

Mentre la formazione tradizionale comporta praticamente le stesse spese per ogni nuova edizione, uno scenario immersivo può essere utilizzato con diversi gruppi, in diverse sedi e nel corso di diversi anni.

Ciò consente di distribuire l’investimento iniziale su un numero crescente di partecipanti e di ridurre progressivamente il costo per persona formata.

Per calcolare il ritorno sulla formazione non basta sapere quante persone hanno completato un corso o superato un questionario. Questi indicatori non consentono di verificare se il lavoratore esegua correttamente la procedura né se mantenga la competenza nel corso del tempo.

La curva dell’oblio associata agli studi di e Hermann Ebbinghaus mostra che le informazioni tendono ad andare perse quando non vengono consolidate né applicate. L’apprendimento esperienziale mira, proprio, a ridurre questo problema attraverso la partecipazione attiva, la pratica e la ripetizione.

La realtà virtuale facilita così la valutazione registrando metriche quali il tempo impiegato, gli errori commessi, i passaggi omessi o l’evoluzione delle prestazioni dopo diverse sessioni.

In questo modo, l’azienda smette di valutare approssimativamente se la formazione sia stata efficace e inizia a osservare prove concrete di rendimento.

In definitiva, quando si calcolano correttamente i costi attuali, si misura l’evoluzione delle competenze e si mettono in relazione i risultati con gli indicatori operativi, la formazione immersiva smette di essere percepita come una spesa difficile da giustificare e diventa un investimento valutabile, scalabile e supportato da prove concrete.