So messen Sie den ROI von immersiven Schulungen mit Virtual Reality

Bevor man behaupten kann, dass Schulungen mit Virtual Reality rentabel sind, muss man eine scheinbar einfache Frage beantworten: Wie hoch sind die Kosten für die Schulung jedes einzelnen Mitarbeiters?

Die Antwort ist nicht immer offensichtlich. In vielen Unternehmen verteilen sich die Kosten für traditionelle Schulungen auf verschiedene Abteilungen und Haushaltsposten. Die Personalabteilung übernimmt einen Teil, die Produktion trägt die Ausfallzeiten der Anlagen, die Verwaltung kümmert sich um Dienstreisen, Räumlichkeiten und Materialien …

Da keine einzelne Kostenposition besonders hoch erscheint, werden die Gesamtkosten oft unterschätzt. Um den Return on Investment einer immersiven Schulungslösung korrekt zu berechnen, reicht es daher nicht aus, den Preis für die Software und die Virtual-Reality-Brillen mit den Kosten einer Präsenzschulung zu vergleichen. Es ist notwendig, das gesamte Modell zu analysieren.

Um diese Ausgangsbasis zu schaffen, müssen mindestens fünf wesentliche Kostenkomponenten der traditionellen Schulung identifiziert werden.

Die Schulung umfasst nicht nur das Gehalt des Trainers während der Sitzungen. Es muss auch die Zeit berücksichtigt werden, die für die Vorbereitung der Inhalte, die Organisation der Übungen, die Bewertung der Teilnehmer und die Beantwortung von Fragen aufgewendet wird.

Wird die Schulung von erfahrenem Fachpersonal durchgeführt, entstehen zudem Opportunitätskosten: Während dieser Stunden übt der Schulungsleiter nicht seine übliche produktive Tätigkeit aus.

Wenn die Mitarbeiter zu einer zentralen Einrichtung anreisen müssen, entstehen bei jedem neuen Schulungstermin Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung.

Traditionell lassen sich bestimmte Kompetenzen nur unter Einsatz echter Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge oder Produktionslinien erlernen. In diesen Fällen trägt das Unternehmen nicht nur die Kosten für die Schulung, sondern auch die Kosten für die Produktionsausfälle während dieses Zeitraums.

Hinzu kommen spezielle Schulungsräume, angemietete Räumlichkeiten, Betriebsmittel, Instandhaltung sowie die Fläche, die zwischen den Schulungsterminen nicht voll ausgelastet ist.

In einigen Fällen erfordert die Schulung zudem speziell vorbereitete Einrichtungen, was die Kosten noch weiter erhöht.

Die Planung von Zeitplänen, die Einberufung der Teilnehmer, die Vorbereitung von Materialien, das Drucken von Unterlagen, die Verwaltung von Buchungen und die Erfassung der Ergebnisse beanspruchen ebenfalls Ressourcen.

Auch wenn diese Verwaltungsaufgaben nebensächlich erscheinen mögen, machen sie im Laufe des Jahres insgesamt einen erheblichen Teil der Gesamtkosten aus.

Addiert man diese Posten, lassen sich die jährlichen Schulungskosten berechnen und durch die Teilnehmerzahl teilen. So erhält man einen ersten wichtigen Indikator: die tatsächlichen Kosten pro geschultem Mitarbeiter.

Der größte Teil der für die Einführung einer Virtual-Reality-Lösung erforderlichen Investitionen konzentriert sich auf die Anfangsphasen und fließt hauptsächlich in die Entwicklung oder den Erwerb von Inhalten, den Kauf von Geräten, die Schulung der Nutzer sowie die Integration der Technologie in die Systeme und Prozesse des Unternehmens.

Nach der Inbetriebnahme sind die laufenden Kosten in der Regel gering und beschränken sich hauptsächlich auf die Nutzungslizenz, Updates, Support und die Erneuerung der Hardware. Dadurch sinken die Kosten pro Teilnehmer, je mehr Personen die Lösung nutzen und je länger sie eingesetzt wird.

Um diese kumulierten Einsparungen zu berechnen, müssen die jährlichen Kosten des traditionellen Modells mit den Gesamtkosten der immersiven Lösung verglichen werden.

Virtual Reality kann Reisekosten, Spesen, Ausbilderstunden, den Materialverbrauch und die Nutzungszeit realer Geräte reduzieren.

Nicht alle diese Kosten entfallen vollständig, können jedoch erheblich gesenkt werden.

Jeder Tag, den ein neuer Mitarbeiter benötigt, um ein angemessenes Produktivitätsniveau zu erreichen, verursacht Kosten für das Unternehmen.

Virtuelle Realität ermöglicht es, Abläufe zu wiederholen, selten auftretende Situationen zu üben und sofortiges Feedback zu Fehlern zu erhalten. Dies kann den Lernprozess beschleunigen und die Zeit verkürzen, die benötigt wird, um selbstständig arbeiten zu können.

In Unternehmen mit hohem Einstellungsvolumen kann bereits eine geringe Verkürzung der Zeit bis zum Erreichen der Kompetenz einen beträchtlichen Gewinn bringen.

In bestimmten Branchen kann ein Fehler zu Sachschäden, Betriebsunterbrechungen, Nacharbeiten, Unfällen oder rechtlicher Haftung führen.

Die virtuelle Realität ermöglicht die Simulation kritischer Szenarien, deren Nachstellung unter realen Bedingungen schwierig, kostspielig oder gefährlich wäre, und sorgt so für eine bessere Ausbildung.

Die Einsparungen lassen sich in diesem Fall anhand der durchschnittlichen Kosten der Vorfälle, ihrer historischen Häufigkeit und der Reduzierung nach der Schulung abschätzen. In bestimmten Kontexten kann bereits die Vermeidung eines einzigen Vorfalls einen erheblichen Teil der Investition ausgleichen.

Während bei traditionellen Schulungen mit jedem neuen Durchgang praktisch die gleichen Kosten anfallen, kann ein immersives Szenario mit verschiedenen Gruppen, an verschiedenen Standorten und über mehrere Jahre hinweg genutzt werden.

Dadurch lässt sich die Anfangsinvestition auf eine wachsende Teilnehmerzahl verteilen und die Kosten pro geschulter Person schrittweise senken.

Um den Ertrag einer Schulung zu berechnen, reicht es nicht aus, zu wissen, wie viele Personen einen Kurs abgeschlossen oder einen Fragebogen bestanden haben. Anhand dieser Indikatoren lässt sich nicht überprüfen, ob der Mitarbeiter das Verfahren korrekt ausführt oder ob er die Kompetenz im Laufe der Zeit beibehält.

Die Vergessenskurve, die auf die Studien von Hermann Ebbinghaus zurückgeht, zeigt, dass Informationen tendenziell verloren gehen, wenn sie nicht vertieft oder angewendet werden. Das erfahrungsorientierte Lernen zielt genau darauf ab, dieses Problem durch aktive Beteiligung, Übung und Wiederholung zu verringern.

Die virtuelle Realität erleichtert somit die Bewertung, indem sie Kennzahlen wie den Zeitaufwand, begangene Fehler, ausgelassene Schritte oder die Leistungsentwicklung nach mehreren Sitzungen erfasst.

Auf diese Weise muss das Unternehmen nicht mehr schätzen, ob die Schulung wirksam war, sondern kann konkrete Leistungsnachweise beobachten.

Kurz gesagt: Wenn die aktuellen Kosten korrekt berechnet, die Kompetenzentwicklung gemessen und die Ergebnisse mit operativen Kennzahlen verknüpft werden, wird immersive Schulung nicht mehr als schwer zu rechtfertigender Aufwand wahrgenommen, sondern zu einer bewertbaren, skalierbaren und durch Belege gestützten Investition.